PENGORGANISASIAN KEARSIPAN

Shere pertama makalah kecil tentang Pengorganisasian Kearsipan 

I. PENDAHULUAAN

1.1   Latar Belakang

Di dalam pengorganisasian arsip sering juga disebut – sebut istilah file aktif dan file inaktif. File aktif adalah file (di sini : tempat arsip) yang berisikan arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan dalam pekerjaan. Sedangkan file inaktif adalah file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan. Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan opatoka didalam menentukan lama warkat bersangkutan disimpan pada file aktif atau file inaktif. Sesudah habis masa aktifnya, maka arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunyai nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional (ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai bahan budaya nasional yang perlu dilestarikan.

Disamping itu masih terdapat jenis warkat yang disebut arsip permanen, yaitu warkat yang disimpan selama – lamanya di perkantoran. Contoh dari warkat ini antara lain adalah Akte Pendirian Perusahaan  dan surat – surat penting lain.

1.2   Permasalahan

            1. Peratuan apa yang mengatur tentang Organisasi Kearsipan ?

            2. Simtem Pengoranisasian Kearsipan apa yang cocok untuk perusahaan besar maupun

kecil ?

1.3   Tujuan

            Mengetahui system apa saja yang efisien dan efektif untuk diterapkan dalam instasi – instansi  besar maupun instansi – instasi kecil dan peraturan yang mengaturnya.

II. PEMBAHASAN MASALAH

2.1  Peraturan yang mengatur tentang Organisasi Kearsipan

            Dalam Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan  pada Bagian Ketiga, pasal 16 menjelaskan tantang Organisasi Kearsipan. Berikut adalah isi dari Undang – Undang tersebut :

(1)   Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

(2)   Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan badan usaha milik daerah (BUMD).

(3)   Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:

a. ANRI;

b. arsip daerah provinsi;

c. arsip daerah kabupaten/kota; dan

d.             arsip perguruan tinggi.

(4)   Arsip daerah provinsi wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi wajib dibentuk oleh perguruan tinggi negeri.

Yang dimaksud pada Ayat (3) Huruf d :

Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat.

2.2  Pengorganisasian  Arsip

Pengorganisasian arsip dapat dilakukan secara  :

            1. Sentralisasi

            2. Desentralisasi

            3. Kombinasi Sentralisasi dan Desintralisasi

Sentralisasi

Dikantor pemerintahan, swasta, atau lain – lain jenis kantor niscaya mempunyai satu unit kerja khusus menangani penerimaan surat masuk – keluar. Bermacam – macam nama yang diberikan kepada unit kerja tersebut, tetapi biasanya disebut Tata Usaha. Tata Usaha disini merupakan unit sentral penerimaan surat masuk  dan pengiriman surat keluar. Agak sukar dibayangkan semerawutnya lalu lintas surat bilamana satu kantor tidak menyatukan kegiatan surat masuk dan keluar di satu unit khusus.

            Sehubungan dengan masalah kearsipan, maka sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Arsip itu sebetulnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai diolah (diproses). Dengan ini sentralisasi arsip makan semua surat surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Dewasa ini sentralisasi arsip yang murni agak sukar diterapkan, sebab begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan, sebab begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahannya, misalnya kuitansi, laporan, dan lain – lain. Agaknya system pengolaahan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil.

Keuntungan dari System  Sentralisasi Arsip :

1.      Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

2.      Petugas dapat mengkonsentrsikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

3.      Kontor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

4.      Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan

Kerugian dari System  Sentralisasi Arsip :

1.      Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk orgnisasi yang sangat kecil.

2.      Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu system penyimpanan yang seragam.

3.      Unit kerja yang memerukan arsip akan memekan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2. Desentralisasi

Bialamana suatu kantor atau organisasi menganut system pengelolaan arsip secara desintralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola arsipnya masing – masing. Sisterm penyimpanan (filing system) yang dipergunakan masing – masing unit kerja tergantung pada ketentuan kantor bersangkutan. Kalau ada ketentuanya, setiap unit kerja harus tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuannya, unit kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan kemauaan terpisah – pisah letaknya, system masing –masing. Untuk organisasi yang besar dan ruang kantor yang penyelenggaraan arsip secara desentratralisasi sangat ssesuai dipergunakan. Di sisni semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing – masing dan di tempat unit kerja masing – masing.

Keuntungan system desentralisasi arsip :

1.      Pengelolaan arsip dapat dilakuakan sesuai kebutuahn unit kerja masing – masing.

2.      Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada di unit kerja sendiri.

3.      Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian system desentralisasi arsip :

1.      Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

2.      Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan  perlengkapan sukar dijalankan.

3.      Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas – petugas umumya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

4.      Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan disetiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.

3. Kombinasi Sentralisasi dan Desintralisasi

            Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengolaan baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan di perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara ini dapat disebut sebagai Kombinasi Sentralisasi dan Desintralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan – kelemahan kedua cara dapat diatasi.

            Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing – masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola Sentral Arsip. Dengan demikian, pengolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.

            Disini pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik – baiknya sesuai dengan jadwal pemindahan (Jadwal Retensi) yang perlu disusun. Di samping itu sentral arsip perlu memusnahkan arsip – arsip yang sudah tidak diperlukan lagi sesuai dengan Jadwal Retensi. Sebelum dimusnahkan arsip tersebut harus dipilih dan diteliti, apakah arsip bersangkutan memeng sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai – nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.

III.  KESIMPULAN

Dari hasil kajian tersebut dapat disimpulkan :

1.      Dalam system sentralisasi pengolaahan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil, karena Unit kerja yang memerukan arsip akan memekan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. Dengan kata lain system ini cocok diterapkan pada instansi – instansi kecil.

2.      Untuk organisasi yang besar dan ruang kantor yang penyelenggaraan arsip secara desentratralisasi sangat sesuai dipergunakan. Karena disini semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing – masing dan di tempat unit kerja masing – masing, dan Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

3.      Untuk mengatasi kelemahan kedua system tersebuat banyak instansi mengunakan system kombinasi sentralisasi dan desentralisasi karena cara/system ini lebih efektif mengatasi kelemahan dari  kedua sistem tersebut.

4.      Untuk arsip – arsip inaktif  yang mempunyai nilai – nilai tertentu bagi kepentingan nasional akan dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis dan tidak akan dimusnahkan.